Sendungsverfolgung (Sendungsstatus, Sendungsverlauf, Sendungsdaten)

Kunden, die eine Spedition mit dem Transport von Waren beauftragen, möchten jederzeit über den genauen Lieferstatus ihrer Sendung informiert sein. Im Zuge einer Sendungsverfolgung lässt sich der Transportweg lückenlos überwachen und bei Bedarf vollständig rekonstruieren. Die Verfolgung einer Sendung, welche in der Logistikbranche häufig als „Tracking & Tracing“ bezeichnet wird, folgt dem Grundsatz der Transparenz. Sie fördert das Vertrauensverhältnis zwischen einer Spedition und ihren Auftraggebern.

Das Konzept der Sendungsverfolgung umfasst zwei wesentliche Bestandteile:

1. Tracking: Beim Tracking wird der aktuelle Sendungsstatus ermittelt.

2. Tracing: Tracing beschreibt die Speicherung sowie die übersichtliche Auflistung aller sendungsrelevanten Daten, die beim Tracking erfasst wurden.

Die leistungsstarken IT-Systeme der Spedition können als das Fundament einer modernen Sendungsverfolgung bezeichnet werden. Alle Waren werden vor ihrem Versand mit maschinell lesbaren Identifikationsnummern gekennzeichnet, welche zu jedem Zeitpunkt des Transportes eine eindeutige Zuordnung des Liefergutes ermöglichen. Auf Wunsch können die Kunden der Spedition unkompliziert erfahren, wo sich ihre Sendung befindet oder wann die Ware einen bestimmten Lieferort erreicht hat. Die Daten einer Sendungsverfolgung werden dabei auf unterschiedliche Arten zugänglich gemacht:

- Onlineabfrage

- E-Mail

- Fax oder Brief

In diesem Zusammenhang sind zwei divergente Systeme der Sendungsverfolgung bekannt:

1. Aktive Kontrolle des Sendungsverlaufes (active reporting)

Dieses System basiert auf einem computergesteuerten Soll-Ist-Abgleich. Kommt es zu einer Abweichung vom geplanten Sendungsverlauf, werden alle betroffenen Teilnehmer der Lieferkette automatisch benachrichtigt.

2. Passive Kontrolle des Sendungsverlaufes (passive reporting)

Im Rahmen der passiven Sendungskontrolle müssen die gewünschten Sendungsdaten eigenverantwortlich abgefragt werden. Unregelmäßigkeiten auf dem Transportweg werden erfasst, jedoch nicht automatisch an die betroffenen Teilnehmer der Lieferkette weitergeleitet.

Selbstverständlich kann die Spedition ihr gesamtes Logistikverfahren fachkundig observieren, Probleme feststellen sowie unverzüglich auf etwaige Unregelmäßigkeiten reagieren. Sämtliche Daten der Sendungsverfolgung spielen eine tragende Rolle, wenn es darum geht, den Verbleib einer Sendung aufzuklären oder Lieferzeiten präzise zu planen. Die Nutzung von Sendungsdaten ist damit ein entscheidendes Kriterium für eine nachhaltige Wettbewerbsfähigkeit in der Logistikbranche.

Schließlich erfüllen Sendungsverfolgungen nicht nur eine Informations-, sondern auch eine Dokumentationsfunktion. Daten, die beim Tracking & Tracing gesammelt werden, tragen maßgeblich zu einer Optimierung der Transport- und Lagerdienstleistungen bei.

Eine transparente Sendungsverfolgung schafft Vertrauen, dokumentiert Unregelmäßigkeiten und kann wahlweise als Kontroll- oder Analyseinstrument zum Einsatz kommen.